Receta 5

LA MEJOR FORMA DE PLANEAR: METODOLOGÍA 5W+2H

¿Qué es? (Concepto)

Para la elaboración de planes es muy recomendada la metodología 5w+2h, que nos permite desarrollar una forma de pensar y actuar más sistemáticamente, y hace cada vez más difícil que olvidemos algo importante.

Es una metodología de planeación a prueba de errores y confusiones.

¿Qué herramientas se requieren para su implementación?

Plan: Objetivo, Meta, Método

¿Cuáles son los pasos que se deben seguir en su implementación?

Primero debemos de establecer el objetivo del plan. En nuestro sistema sugerimos que el horizonte de planeación operativa sea de uno a tres meses. Los objetivos nacen de las necesidades de los clientes, y cuando la empresa tiene un despliegue de políticas o directrices anuales, los objetivos deben guiarse por este. Habiendo definido el objetivo, debemos traducirlo en meta.
La meta cuantificada el objetivo. Hay dos formas de establecer metas:

A) Meta temporal: Cumplimiento de un determinado trabajo. EN este caso debemos dejar muy en claro el entregable al final del plan y la fecha fatal.

B) Meta por resultados: Alcance de cierto nivel en la variable determinada por el objetivo. Aumentas las ventas o disminuir el desperdicio de material en un determinado porcentaje para tal fecha. En el caso de las metas por resultados hay que distinguir que en algunos casos los resultados no dependen únicamente de lo que haga un equipo dentro de la empresa. En estos casos debemos dar mayor importancia a la ejecución cabal del método.

Método 

¿Qué? (What). Es la primera parte del método y señala las acciones, que deben ser las suficientes, que se van a llevar a cabo para alcanzar la meta. Es útil tomar en cuenta las ideas de todos los involucrados y seleccionar las de mayor peso.

¿Por qué? (Why). Parte muy importante del plan. Siempre debemos determinar por qué se debe realizar una acción (qué); esto evita que tomemos acciones innecesarias que consumen recursos. Con esta pregunta ligamos la acción con el resultado.

¿Cómo? (How). Es una pregunta que reviste gran importancia en el pla: detalla de forma concreta cómo se realizará la acción (qué); la respuesta a esta pregunta también debe ser concreta y no deja lugar a dudas; el cómo debe generar evidencia que pueda ser auditable.

¿Quién? (Who) Persona responsable de ejecutar el cómo. No debemos asignar la responsabilidad de manera confusa por ejemplo, no establecer como responsables a “todos” o “el que pueda”, etcétera.

¿Dónde? (Where) Lugar en el que se ejecutara el cómo

¿Cuándo? (When) Fechas de inicio y fin del cómo

¿Cuánto? (How much) Recursos que consumirá el plan

Consejos generales que debemos seguir o evitar para una implementación exitosa

Cuándo debemos usar la metodología 5W+2H

-Para planear, guiar y coordinar los esfuerzos de un equipo qye busca desarrollar una mejora.

-Una mejora puede ser crear algo nuevo o mejorar algo existente.

-Esta metodología no se debe utilizar cuando se quiera describir un proceso rutinario; para eso es mas practico utilizar herramientas para documentar procesos y procedimientos.

-Esta metodología es muy efectiva por las siguientes tres razones:

-El plan se elabora rápidamente porque se sigue un proceso muy lógico de pensamiento.

- ¿Qué?, ¿Por qué, ¿Cómo?

- La pregunta ¿Por qué? Evita que hagamos cosas innecesarias y desperdiciemos recursos, además de aclarar que las actividades se justifican sólo por los resultados que se persiguen.

La pregunta ¿Cómo? Evita confusiones y da a los integrantes del equipo una guía clara de acción.