Receta 7

WHORKSHOP. TECNICA DE RENDICION DE CUENTAS EN LA FECHA FATAL.

¿Qué es? (Concepto)

El Workshop es la técnica de rendición de cuentas dentro del sistema y es esencial para el gerenciamiento de mejora. Es una reunión breve, no mayor de 15 minutos por equipo, que se lleva a cabo al final del ciclo de mejora, gerencialmente cada tres meses, o que permite cerrar cuatro ciclos por año.

Consejos generales que debemos seguir o evitar para una implementación exitosa

a) Checar si se llevaron a cabo las acciones establecidas en el método. Buscar evidencia objetiva, es decir, pruebas. A falta de evidencias, considere la acción no realizada. Es importante entender que la responsabilidad principal del equipo es cumplir con las tareas comprometidas en el plan aprobado. Cuando la dirección aprueba el plan se sella un compromiso con el equipo, y el director debe verificar si el método es lo suficientemente poderoso para alcanzar la meta. En ocasiones el equipo hace un magnífico trabajo, cumple con la realización de todas las actividades comprometidas, pero no alcanza la meta, debido principalmente a un error de planeación. En este caso, si los resultados son positivos y hay cumplimiento del método, incluso sin haber alcanzado la meta, el equipo merece reconocimiento y una breve mención acerca de los cuidados que debe tener la próxima vez que establezca las metas.

b) La interacción esperada del director es un esfuerzo positivo para cada acción presentada si hubo cumplimiento, y un refuerzo negativo si hubo incumplimiento y rompimiento, es decir, interrupción ante cualquier intento de justificación de por qué no se realizó la acción, Si se cumplieron todas las acciones del método, se espera que la dirección refuerce positivamente al equipo que lo presenta. Cuando reforcemos algo, es importante destacar a qué elementos se está haciendo el reconocimiento y el consecuente reforzamiento. Si dentro del equipo unas personas cumplieron y otras no, los cumplidores son quienes merecen el reconocimiento.

c) En el caso del incumplimiento de los métodos y de no lograr las metas, se espera que la dirección de una demostración clara de sentimientos negativos en cuanto a lo ocurrido. A fin de cuentas, se dio autonomía y se esperaba responsabilidad en cuanto al logro de las metas. No se trata aquí de reprender o castigar al colaborador incumplido, sino de hacerle ver que su incumplimiento es negativo para todos en la empresa y que solo de él dependía el cumplimiento. Lo que se desea es que se trate a los adultos como adultos para beneficio mutuo. Actuando así la próxima vez habrá mas energía para cumplir con métodos y metas. Se debe eliminar toda tendencia al paternalismo para que la dirección pueda auxiliar efectivamente a sus colaboradores. El comportamiento debe ser: si está correcto lo decimos si está equivocado, también lo decimos.

d) Lo ideal es que la dirección sea objetiva en sus comentarios, con frases cortas para mayor efecto. Este momento no es bueno para entrenamiento, es decir, para largas explicaciones y orientaciones de lo contrario eliminaremos la energía necesaria para el sistema. Se espera que la dirección muestre una conducta que eduque a las personas y que el camino utilizado sea más de actitud que de palabras.

e) No aceptar justificaciones. En el camino de la gestión de calidad solo existe una opción: ejecutar los métodos establecidos. Se contrató a las personas para cumplir con el sistema de trabajo que estableció y aceptar justificaciones significa que la energía de las personas para producir se consume en dar explicaciones, lo que es muy común en Latinoamérica. En muchas ocasiones ocurrirán hechos imprevistos que dificultaran o incluso bloquearán la ejecución de los métodos. Lo ideal es que cada persona responsable demuestre su habilidad para manejar las dificultades en su propósito de cumplir con los métodos para el logro de las metas.

f) Observar a las personas que están rindiendo cuentas y asegurarse que ellas mismas son las que ejecutaron los métodos. El mérito por los resultados no debe ser transferido. Los gerentes tienen sus méritos en función del desempeño del equipo. El papel de los gerentes en estas juntas es solamente el de abrir la reunión y coordinar la sesión, a menos que ellos mismos hayan ejecutado los métodos.

¿Qué no hacer en el workshop?

A) No cuestionar ni la meta ni el método ya que estos se negociaron y aprobaron al inicio del ciclo. 

B) No aprovechar el momento para tratar otros asuntos “importantes” ya que esto restara valor al trabajo realizado por el equipo.

C) No darle largas al asunto. En cuanto al tiempo, la disciplina es muy importante. Cada equipo debe gozar y respetar su tiempo límite de presentación.