Receta 4

EL CICLO PDCA

¿Qué es?

El PDCA es un ciclo de gerenciamiento para control y mejora. En ingles, las siglas significan Plan, Do, Check, Act, y en español las hemos adaptando a planear, desarrollar, checar y ajustar.

El PDCA de mejora se caracteriza por el Plan; siempre que requiramos mejorar algo o iniciar algo nuevo, debemos empezar por hacer un plan.

El PDCA de rutina cambia la P de Plan por la S de Standard: SDCA; siempre que necesitemos repetir una serie de actividades, es conveniente desarrollar un estándar.

¿Cuáles son los pasos que se deben seguir en su implementación?

PRIMERA FASE: PLANEAR 

Planear significa tener un objetivo, una meta, y un método.

-Objetivo es una dirección a seguir, como elevar las ventas, bajar los costos, reducir los desperdicios.

-Meta es cuantificar el objetivo, es decir, está muy bien querer elevar metas, pero cuanto y además, para cuando.

-Método es el camino establecido para lograr las metas y objetivos.

Es muy importante que en la etapa de planeación se involucren quienes ejecutaran el plan, pues no sólo se sentirán comprometidos realmente al ser tomados en cuenta, sino que sus contribuciones serán muy valiosas, dado que las aportaciones que hagan el nivel operativo, complementan a las realizadas por los niveles directivos simplemente porque tienen un punto de vista diferente. La postura de jefes autocráticos que piensan que sólo ellos pueden hacer un plan y que los subordinados sólo saben seguir órdenes, es totalmente obsoleta.

SEGUNDA FASE: DESARROLLAR 

En esta etapa se capacita a los colaboradores que van a ejecutar un plan. Si participaron en la elaboración del plan, la capacitación será más fácil y efectiva, e inclusive en muchos casos ya no será necesaria.

A partir de este punto se inicia la implementación del plan. No se puede implementar un método efectivamente si los colaboradores no conocen el plan. Con frecuencia observamos que los directivos de la empresa elaboran los planes de la organización y posteriormente sólo dan órdenes a sus subordinados acerca de lo que se debe hacer, por lo que no es extraño que su desempeño sea pobre, considerando el limitado conocimiento que tienen del proyecto.

TERCERA FASE: CHECAR

Éste es el momento de verificar si el plan se está cumpliendo conforme se diseñó. Es importante checar con base a hechos y datos para generar confiabilidad en lo que se está haciendo. La diferencia entre lo planeado y lo real, es decir, lo que falta en la práctica para lograr el resultado esperado, es lo que se denomina problema. Debemos implementar un sistema de chequeo sistemático que nos permita advertir a tiempo si hay desviaciones, para poder actuar y ajustar en la siguiente etapa.

La etapa de chequeo tiene un valor adicional al antes mencionado. Una forma de que los directores y gerentes hagan saber sus colaboradores cuáles son sus intereses, es a través de los chequeos que llevan a cabo. De esta manera, al checar sistemáticamente lo que es importante, podrán orientar los esfuerzos de toda la compañía e inclusive generar la cultura organizacional deseada. 

CUARTA FASE: AJUSTAR 

Esta fase es muy importante. Ningún plan es perfecto, de modo que para lograr el objetivo final es necesario hacer correcciones pertinentes conforme hacemos la verificación.

Solamente eliminando las causas de los problemas logramos lo planeado.

La característica de esta fase es la acción. Con frecuencia, las empresas enfrentan dificultades por la resistencia a iniciar el trabajo y por posponer las acciones necesarias para alcanzar las metas, sin darle la importancia necesaria y rompiendo e ciclo que se debe concluir en esta fase para iniciar nuevamente un ciclo con la etapa de planeación. Hay que recordar que nuestras culturas tienen mucha “iniciativa” y poca “atractiva”.